2017-12-19

Comp & ben-chefen som tog hjälp av inköp

Marie och Magnus styrde upp Preems upphandling av tjänstepension tillsammans

Drivmedelsbolaget Preem behövde se över sin tjänstepensionslösning. Magnus Johansson, comp & ben-ansvarig på Preem, sökte då upp sin kollega Marie Asplund, inköpare.

– För mig var det självklart att involvera inköpsfunktionen på företaget av den enkla anledningen att jag inte kan inköp. Det är en specialistkompetens som behövs i alla upphandlingar. Pension är inte något undantag, säger Magnus.

En standardiserad process – även för tjänstepensionerna

På Preem jobbar inköpsavdelningen kategoribaserat. Allt som berör inköp till HR-services ansvarar Marie Asplund för. Hur tog hon sig då an utmaningen att hitta rätt pensionslösning?

– En av fördelarna med att involvera inköpsavdelningen är att vi är vana vid att standardisera inköpsprocesser, strukturera och förhandla. Att ha en inarbetad process underlättar överblick, kontroll och jämförbarhet. En upphandling av tjänstepensioner skiljer sig inte processmässigt från andra upphandlingar. Det ska vara vi som definierar kraven, inte leverantörerna, säger Marie.

Tydliga krav visade vägen

Inköp är en servicefunktion för den övriga verksamheten. Därför är det viktigt att driva processerna i nära dialog med de delar av företaget som ska nyttja tjänsten eller varan, enligt Marie.

– Det är inte inköp som ska tycka att kaffet på våra bensinmackar är gott. Det är kunderna. De som kan testa och utvärdera det är förstås de som jobbar i vår servicegren. På samma sätt är det viktigt att HR, som ansvarar för personalens förmåner, ansvarar för och definierar vilka värden och krav som är viktiga i en pensionsupphandling, säger hon.

Preem hade sedan tidigare en förmedlad provisionslösning, också kallad bruttolösning. Magnus och hans kollegor på HR såg ett tydligt behov av att öka transparensen, kunskapen och säkra ett modernt och konkurrenskraftigt erbjudande till medarbetarna.

– Vi ville ha tydligare kontroll och insikt i kostnaderna och kvaliteten i lösningen, samtidigt som vi ville modernisera erbjudandet genom att bland annat erbjuda rådgivning till alla medarbetare. Vi på HR och många medarbetare behövde även bli mer kunniga och engagerade i frågan. Så vi började med en förstudie där vi tillsammans med en pensionskonsult analyserade nuläget, vilket ledde till en revision av vår pensionspolicy. Detta var mycket lärorikt och resultatet tog vi sedan med oss in i arbetet med att definiera krav och målbild i upphandlingen, säger han.

– Kravställningen är jätteviktig, den etablerar grunden för upphandlingen och styr underlaget som skickas till marknadsaktörerna. Här är det viktigt att ställa frågor på ett sätt som gör svaren jämförbara. Vi hade god vägledning av förstudien och de värderingar som HR hade definierat. Anbuden utvärderades i en modell som avspeglade upphandlingens prioriteringar och mål. När man sedan förhandlar med en utvald aktör är utmaningen att skriva ett avtal som verkligen fångar upp de krav som sattes från första början. De tydliga ramarna var inget som upplevdes som besvärligt­, snarare tvärtom. De aktörer som deltog i upphandlingen gav oss väldigt positiv feedback för vår strukturerade process, säger Marie.

Stolt men aldrig nöjd

Preem har landat i en förmedlad, nettoupphandlad lösning – utan provisioner och kick-backs. Den nya planen började gälla 1 juni 2017.

– Vi är stolta över att ha tagit tag i den här frågan och skapat en mer transparent, kostnadseffektiv och modern lösning för våra medarbetare. Som en viktig del i detta har vi även skaffat en förmånsportal där digital placeringsrådgivning för alla medarbetare ingår. Vi erbjuder även viss händelsestyrd försäkringsrådgivning till alla våra medarbetare. Nu fortsätter arbetet med att följa upp implementering och försöka skapa engagemang och genom det förhoppningsvis öka medarbetarnas kompetens i pensionsfrågan, säger Magnus.

Och Marie då? Är hennes arbete avslutat?

– Definitivt inte, det finns ju något som kallas uppföljning. Det har vi också en modell för. Vi mäter alla våra leverantörer utifrån kvalitet, hållbarhet, miljö och socialt ansvar, leverans, kommersiella överväganden och samarbete. Tjänstepensionen är, som sagt, inget undantag.

Läs nästa artikel

Ta ansvar för medarbetarnas tjänstepension!

Läs nästa: Ta ansvar för medarbetarnas tjänstepension!