2017-06-14

Om effektiv upphandling av tjänstepensioner

”Ibland får man ta tjuren vid hornen och avbryta samarbetet”

En HR-chef har många uppgifter på sitt bord – uppgifter som kräver ett brett spektrum av kunskaper och egenskaper. Som ansvarig för medarbetarnas tjänstepensioner står HR-chefen dessutom för ett av företagets tyngre ekonomiska beslut. På andra sidan bordet sitter ofta drivna säljare och förhandlare med expertkunskap, beväpnade till tänderna med komplexa analyser och nya erbjudanden.

Det är lätt att hamna i en dålig förhandlingssituation som kan få dyrbara konsekvenser. Det handlar inte bara om medarbetarnas framtida lön i form av pensioner, utan lika mycket om arbetsgivarens rykte. Bägge försvaras bäst med hjälp av en relevant upphandling och en professionell inköpsprocess. Ofta finns värdefull kunskap att hämta inom den egna inköpsavdelningen. Det finns också sätt att ta sig ur oskäliga avtal.

Hur kan HR och inköp tillsammans finslipa upphandlingen av tjänstepensioner? Vi frågade Arsalan Motavaf som är rådgivare hos Effso och specialist på effektiva inköp, och Magnus Dahlgren, advokat med särskild inriktning på pensions- och försäkringsrätt.

Först några frågor till dig, Arsalan. Helt kort, vem är du och vad är Effso?

Efter min masterutbildning i Linköping arbetade jag under drygt sju år med olika inköpsfrågor inom Scania, och kom sedan till Effso för fyra år sen. Effso står för Effective Sourcing, och vi jobbar med allt från rekrytering, konsulting och utbildning till att driva större inköpsprojekt. Ibland tar vi över delar av företagens inköpsfunktion.

Hur skulle du sammanfatta er grundsyn på inköp?

Vi utgår från en filosofi som kallas kategoristyrt inköp. Den innebär att man segmenterar in ett företags inköp i olika kategorier. Till varje kategori sätter man ihop ett team som tillsammans har all den kompetens som behövs för att ta väl avvägda beslut om hur just de produkterna eller tjänsterna ska köpas in. Man strävar efter att hitta den bästa avvägningen mellan pris och kvalitet för att säkra bästa möjliga värde för de pengar som läggs på respektive kategori.

Inom kategorin tjänstepensioner skulle t.ex. HR, Inköp, Juridik och Ekonomi bidra med kunskaper som hjälper till att hitta det bästa sättet att kontraktera en tjänsteleverantör. 

Finns det några universella regler för hur man lyckas bäst med sina inköp, oavsett verksamhet? Vad kännetecknar en riktigt vass inköpsorganisation?

Visst finns det skillnader mellan olika typer av verksamheter men vår filosofi och metodik är, precis som LEAN-tänkandet, universellt. Kärnan i ett bra kategoristyrt inköp är att stor hänsyn tas både till hur det köpande företaget och leverantörsmarknaden fungerar. Det innebär att även om processen är densamma så kan skillnaden i resultat bli stor. Olika inköpskategorier i samma företag får helt olika sätt att hanteras på och samma inköpskategori i olika företag kan se olika ut.

Exempelvis hanterar man inköp av tjänster som är svåra att sätta en precis specifikation för annorlunda än inköp av en pryl som man exakt kan definiera.

”A och O för alla inköp är att från första början vara väldigt tydlig med kravbilden.”

A och O för alla inköp är att från första början vara väldigt tydlig med kravbilden och de egna behoven. När det gäller tjänster kan man till exempel specificera kraven i form av output, vilka mätbara förbättringar man förväntar sig.

Vilka är de vanligaste utmaningarna eller misstagen?

Det vanligaste misstaget är att man inte lyckats förstå vad man vill uppnå med sitt inköp dvs vad det är som är viktigt och skapar det största värdet över tid. T.ex. fokuserar traditionella inköpsorganisationer lite väl ensidigt på pris medan mer modernare diton även väger in det värdet som en viss vara eller tjänst medför.

Sedan är traditionella inköpsorganisationer inte heller lika duktiga på att utvärdera relationen med en leverantör. De tänker ofta alltför kortsiktigt medan mognare inköpsorganisationer ser värdet att jobba tillsammans med en duktig leverantör som man kan utvecklas tillsammans med.

Ett annat misstag är att bara se till förstudie och upphandling.  Genomförande och uppföljning är minst lika viktigt, och det gäller att avtalen är tillräckligt skarpa för att möjliggöra detta.

Man bör säkerställa att parternas grundvärderingar stämmer överens och eftersträvar även ett mer kontinuerligt informationsutbyte mellan alla interna och externa parter. Finns det några avvikelser från fastlagda specar, har förutsättningarna förändrats  etc?

”Genomförande och uppföljning är minst lika viktigt, och det gäller att avtalen är tillräckligt skarpa för att möjliggöra detta.”

När omvärlden förändras är det många som har svårt att släppa taget om gamla invanda arbetssätt, produkter och leverantörer, och det kan sluta riktigt illa på sikt. Hela vår verksamhet handlar om att hjälpa kunderna driva förändring och förbättring.

Ibland gnisslar samarbetet. Vad gör man om man inte nöjd, men sitter fast i ett avtal i ytterligare flera år?   

En relativt vanlig företeelse är att man inte har synat offerten i sömmarna från start, vilket kan vara en följd av att man kanske inte riktigt har förstått alla begrepp. I synnerhet kan detta gälla i de fall motparten har ett informationsövertag. Man bör därför redan från början specificera vad som ska hända om man senare tycker annorlunda om sin avtalspart.

Helst vill man nog undvika vitesförelägganden och andra juridiska åtgärder, men det är inte fel att kunna peka på en sådan klausul om det är någon som inte lever upp till sina kontrakterade åtaganden. Det kan vara svårt att helt ”produktifiera” alla kvalitativa aspekter av en offererad tjänst, och därmed tydliggöra krav och eventuella avvikelser, men i många fall kan man åtminstone ta några steg i den riktningen.

I de fall man upplever att en leverantör har farit med rena osanningar, försökt dölja kostnader eller liknande, kan det ibland vara omöjligt att återupprätta förtroendet. Då får man helt enkelt ta tjuren vid hornen och med hänvisning till avtalet avbryta samarbetet.

”I de fall man upplever att en leverantör har farit med rena osanningar, försökt dölja kostnader eller liknande… får man helt enkelt ta tjuren vid hornen och med hänvisning till avtalet avbryta samarbetet.”

För att zooma in på mer specifika frågor kring upphandling av tjänstepensioner vände vi oss till Magnus Dahlgren. Magnus är advokat och delägare i advokatfirman Attoff & Dahlgren. Han är specialiserad på pensioner och försäkringsrätt.

Har du Magnus några råd beträffande tjänstepensionsavtal – vad man bör tänka på inför  upphandling eller utvärdering av ett pensionsavtal? Finns det något sätt att komma ur långa inlåsningar om man inte fått utlovad leverans?

Man ska verkligen se upp för inlåsning. Leverantören strävar så gott som alltid efter långa avtal. Flera år är inte ovanligt. Det här skiljer sig från konsultbranschen i övrigt där man brukar ha mycket korta uppsägningstider. Det borde också gälla tjänstepensioner eftersom det handlar om förtroende.

Men avtal skrivs väl för att hållas?

Grundregeln är att avtal ska hållas. Utgångspunkten är jämbördiga parter som gemensamt förhandlat sig fram till en lösning som är bra för båda parter. Men om någon av parterna, t ex genom kunskapsövertag, varit starkare i förhandlingarna och kanske till och med dikterat villkoren öppnar sig möjligheten att kunna jämka eller i extrema fall helt ogiltigförklara avtalet på grund av oskälighet.

Du ska ALDRIG ska skriva på under någonting som du inte förstår innebörden av! I kommersiella förhållanden är okunskap inget försvar, avslutar Magnus Dahlgren.

Konkreta tips till dig som står inför upphandling av tjänstepension:

  • Säkerställ era genuina behov, krav och önskemål. Ställ tydliga krav.
  • Ta in offerter och syna dessa i sömmarna. Hur fungerar affärsmodellerna bakom, hur tjänar leverantören pengar och var ligger deras intressen?
  • Överensstämmer era värderingar men den part som ni skall ingå ett strategiskt avtal tillsammans med?
  • Hur ser avtalstiden ut, har ni flexibilitet att förändra om något avviker längst vägen? Säkerställ att ni inte är inlåsta med avtalstider eller flyttavgifter och att ni i alla delar förstår innebörden av avtalet.
  • Samarbeta med andra tvärfunktioner internt såsom inköp, juridik och ekonomiavdelningen.
  • Följ upp utfallet, i kronor och ören. Avviker något från accepterad offert – bemöt detta direkt. Om förtroende inte återupprättas – se över era alternativ.

Läs nästa artikel

Vem ger du förtroendet för din tjänstepension?

Läs nästa: Vem ger du förtroendet för din tjänstepension?