2017-08-03

Pensionsångesten avskaffad – så gjorde AstraZeneca

Osynliga värden görs synliga. Det krångliga görs begripligt. Och pensionsångest är avskaffat. AstraZeneca gör pensioner och förmåner lättbegripligt. Delvis tack vare ett busenkelt knep.

Allt började med ett gäng missnöjda svenskar 2002. I en global personalundersökning som AstraZeneca genomförde stod just svenska medarbetare ut. De var inte nöjda med sina anställningsförmåner. Trots att man från centralt håll såg att de hade förmåner för lika höga värden som i andra länder.

”Missnöjet visade sig till stor del bero på att svenskarna faktiskt inte visste vad de hade för förmåner. Om du inte vet vad du har, hur ska du då kunna uppskatta det”, frågar Ulf Holmgren, Regional Benefits Lead på AstraZeneca som vunnit priser för arbetet med pensioner och förmåner för läkemedelsbolagets medarbetare.

En förklaring till missnöjet kan finnas i den svenska arbetsmarknadsmodellen.

”Kollektivavtalen är starka i Sverige och reglerar förmåner som många av oss har. Men det betyder inte att vi automatiskt känner till värdet av dem.”

Ulf Holmgren tar tjänstepensioner som exempel.

”Många kollektivavtalade företag berättar inte vad de betalar för dina tjänstepensionsavsättningar. Som medarbetare får du ett värdebesked från Collectum en gång om året där du ser vad du ska få ut vid pensioneringen, men det är svårt att sätta i relation till annat. Det blir diffust för de flesta att bara få veta vad de kommer att få i slutändan.”

Luddig information kring förmåners egentliga värde drar ner det upplevda värdet hos medarbetare. En utmärkt grogrund för onödigt missnöje.

Snabbt och som en direkt följd av medarbetarundersökningen införde AstraZeneca nya informationsrutiner kring anställningsförmånerna och såg också över befintliga förmåner.

En ny medarbetarundersökning genomfördes bara ett par månader efter den första. Resultatet var slående.

”Nu var Sverige ikapp globalt. Trots få förändringar av förmånerna. Informationen var nyckeln”, konstaterar Ulf Holmgren.

På den korta tiden steg kännedomen dramatiskt kring vad det faktiska värdet var för de förmåner som arbetsgivaren betalade – från 8 till 31 procent.

”I dag är den siffran ännu högre och jag skulle säga att två av tre medarbetare nu vet vad förmånerna de har är värda.”

Det dystra resultatet av en medarbetarundersökning blev starten. AstraZeneca satsade på att informera bättre om sina anställningsförmåner och tjänstepensionlösningar.

”Missnöjet visade sig till stor del bero på att svenskarna faktiskt inte visste vad de hade för förmåner. Om du inte vet vad du har, hur ska du då kunna uppskatta det”, frågar Ulf Holmgren, Regional Benfits Lead på AstraZeneca.
Arbetet har gett resultat i form av nöjdare och tryggare medarbetare.

Foto: Martina Huber

Dagens ännu högre siffra beror mycket på nästa steg i arbetet – digitaliseringen av förmånserbjudandet. Förmånsportalen Benify används sedan 2010 som systemstöd och har effektiviserat processer och digitaliserat arbetet.

Det betydde bland annat slut med stormöten i aulan för att informera om pension.

”Alla som kom dit hade ju olika behov. Men ingen fick information speciellt anpassad för dem. Det gjorde att nästan alla satt och var missnöjda.”

Massinformationen väckte fler nya frågor än den gav svar. Efteråt blev HR överlastat av medarbetare som ville veta vad som gällde just för dem.

”Kändes tryggt när jag blev sjuk”

Anders Hallström, Senior Director Special Projects, AstraZeneca

”Jag tänker mer på förmåner och pension med stigande ålder, jag fyllde 58 för några veckor sedan. Här finns otroligt bra förmåner som erbjuds till alla medarbetare, och möjligheter att göra extra avsättningar.”

”Jag drabbades av leukemi för fem år sedan, då var det skönt att veta att ekonomin går ihop. Skyddet här fungerade otroligt bra. Sånt är viktigt och känns tryggt.”

”AstraZeneca gör kloka bedömningar, så att vi kan välja från rätt smörgåsbord. Varje vecka hör externa förmedlare och lycksökare av sig till mig och vill prata pensioner och försäkringar, men jag behöver inte bry mig om dem.”

Foto: Martina Huber/Chef


Intranätet kunde också ställa till det. Med bred information blir mycket irrelevant för enskilda personer. I ett flöde finns också risken att missa information.

”Systemet nu gör att vi informerar individuellt. Vi pratar inte längre till massorna. Istället ser vi via portalen när du loggar in vem du är och visar det som gäller bara för dig. Vi sorterar informationen innan du får den, utifrån vilka pensionsplaner och förmåner du har valt.”

Den största vinsten är enkelheten, menar Ulf Holmgren.

Han loggar in i portalen och guidar runt bland tydligt visualiserade staplar och bilder. Här visas den totala ersättningen från arbetsgivaren varje månad, krona för krona, både i form av lön, pensionsinbetalningar och förmåner. Du ser vad som styrs med kollektivavtal och vad som är flexibla tillval.

I systemet kan du, med en fullmakt, få överblick över alla dina pensionsleverantörer, sammanställda på en sida.

”Förutom Minpension.se är vi de enda som kan ge totalbilden. När vi begärde att få ut uppgifter för att visa våra medarbetare vad vi sätter av till dem, blev många tjänstepensionsleverantörer motvilliga. De kunde inte förstå varför vi ville visa uppgifterna för våra medarbetare om vad deras tjänstepensioner kostar. Men vi ville visa det öppet.”

Ikoner syns där medarbetaren kan göra egna val. En varningstriangel är en indikation på att ett val kanske bör ses över.

”Vi skapar förutsättningar för medvetna beslut. Här behöver ingen ha ångest över pensionsfrågorna.”

På den personliga sidan går det också att jämföra olika pensionsplaner. Eller se hur mycket du som medarbetare tjänar på att AstraZeneca har upphandlat din tjänstepension centralt, jämfört med om du skaffat samma upplägg privat och säkerligen fått betala extra provisioner och avgifter. Återigen – visa värdet av det som arbetsgivaren bidrar med.

”Skönt att arbetsgivaren har grundskyddet ordnat”

Sanna Gustavsson, IT Business Analyst, AstraZeneca:

”Jag kikar igenom vår långa lista med förmåner ett par gånger om året och letar upp det jag är intresserad av. Nu har jag nyligen börjat pendla och har kollat upp våra förmåner kring pendling. Kollegor tipsar också varandra om bra förmåner att satsa på.”

”Det är en stor fördel att jag inte behöver engagera mig så mycket. Jag har varit lat med pensionen, så det är skönt att arbetsgivaren har det grundläggande ordnat. Jag vet att vi har bra grundskydd och det jag sedan bygger på med själv räcker. Framöver kommer jag kanske titta på möjligheter att bonusväxla och växla in semesterdagar. Jag känner mig extra trygg här och vet att det finns information och hjälp när jag vill engagera mig mer.”

Foto: Martina Huber/Chef

En klassisk svaghet med system för interninformation – att ingen använder dem – har AstraZeneca avvärjt med ett enkelt knep.

”Vi slutade skicka ut lönespecifikationer på papper eller mejl. För att kunna se din lönespec måste du logga in.”

Lönenyfikenheten driver folk till förmånsportalen, i snitt två gånger per månad och medarbetare. Utöver lönespecen är information om gruppförsäkringar och erbjudandet om privatleasing av bil populärt.

För de som arbetar med förmåner på AstraZenecas HR-avdelning betyder systemet nya möjligheter.

”Vi får mycket färre frågor från medarbetare nu och de frågor vi får är mer avancerade. Det märks att folk har fördjupat sig.”

För att upplägget ska fungera krävs tillit och transparens.

”Vi är väldigt öppna med exakt vad vi betalar. Det bygger på att vi har riktigt bra kontroll. Du vågar inte visa allt om du inte vet att du gör allt rätt. Men kan du visa att det hela tiden är rätt, då slipper du många frågor och kan fokusera på att förbättra ännu mer”, säger Ulf Holmgren.

Enkelheten och tydligheten har effekt.

”Jag tror folk känner att vi bryr oss om dem, att vi vill göra rätt för oss och se till att de har bra villkor.”

Text: Chefs innehållsstudio/Malin Kaldo
Foto: Martina Huber/Chef


Visa tjänstepensionens värde för medarbetarna

Storbolag som AstraZenecas har in-house-kompetens som hanterar förmåner och pensioner. Men det går att få till en effektiv och trygg tjänstepensionslösning för medarbetare också med mindre resurser. Brummer Lifes vd Helena Palmgren ger tips på hur:

Ställ tuffa krav i upphandlingen. Medarbetare ska känna sig trygga med att det görs rätt och lönsamma val för dem och inte för rådgivaren. Kräv transparent och begriplig återrapportering och saldoredovisning av era leverantörer. Be att få se siffror i kronor. Vad har betalats och vad har medarbetarna fått efter alla avgifter?

Säkra upp med ett riktigt bra grundupplägg för medarbetare som inte vill välja själva.

Kvalitet går före kvantitet när det gäller fondurval. 500 fonder kan ofta skalas ned till ett 20-tal. Välj ut och sortera för att underlätta för medarbetare.

Gör pensionslösningen begriplig för alla. Informera om hur mycket som sparas och säkerställ en relevant riskförsäkring vid sjukdom och dödsfall.

Redovisa ärligt med verkliga siffror – inga glädjeprognoser. Uppmana medarbetare att besöka Minpension.se.

Jämför utfall. Får medarbetarna ut maximalt av förmånen? Vad har andra fått, exempelvis i PPM eller från traditionell försäkring? Vad kan göras bättre? Bli ”pensions-Lean” och jobba med ständig förbättring. Använd lönespecen. Redovisa på medarbetarnas lönespec varje månad vad som satts av i tjänstepensionspremie. Värdet är ofta större än många tror. Att se det i kronor kan ge en positiv aha-upplevelse, ökad trygghet och mer engagemang kring tjänstepensionen.

Läs nästa artikel

Undvik administrationsfällan!

Läs nästa: Undvik administrationsfällan!